A Keleti Gyűjtemény az MTA palotájának (Széchenyi István tér 9.) földszintjén található. Az állományt érvényes olvasójegy birtokában bármely, a 18. életévét betöltött személy használhatja. Olvasójegy az MTA KIK Olvasószolgálatánál, az épület másik felében (Arany János u. 1) váltható, amely a fizikai állomány használata mellett a nemzetközi és hazai tudományos elektronikus adatbázis előfizetéseink elérésére is lehetőséget biztosít. Könyvkölcsönzésre a tudományos fokozattal rendelkező bölcsészek, orientalisztika szakos PhD-hallgatók, valamint az MTA munkatársai jogosultak, kölcsönözhető státuszú állományunkból. (Nem kölcsönözhetők 75 évnél korábban megjelent dokumentumok, továbbá a későbbi, de állaguk miatt fokozottan veszélyeztetett példányok, továbbá a kéziratok, az ősnyomtatványok, a muzeális és a régi könyvek, a külön algyűjtemények (pl. a Scheiber-gyűjtemény) anyaga, a kézikönyvek és a folyóiratok.)
A Keleti Gyűjtemény korlátozott nyitvatartási ideje által okozott kényelmetlenségek elkerülésére már lehetőséget biztosítunk arra is, hogy az olvasók külön kérésre az állományunkba tartozó dokumentumokat a főkönyvtári Olvasóteremben helyben olvassák. Mivel ez a lehetőség egyelőre kísérleti fázisban van, aktuális pontos szabályaival kapcsolatban kérjük, hogy a mindkét érintett Olvasószolgálatnál elhelyezett információs lapokról, vagy munkatársainktól érdeklődjenek.
Egyes speciális részgyűjtemények (pl. Kaufmann-, Stein-, Csoma-gyűjtemény stb.) csak a gyűjtemény kurátorával történt előzetes egyeztetés után tanulmányozhatók. Egyes kéziratok, valamint muzeális értékű régi könyvek a REAL repozitóriumban elérhető digitalizált formában használhatók, indokolt esetben, kutatási céllal, külön engedéllyel lehet az eredeti dokumentumot tanulmányozni. Ezt a kutató e-mailben vagy írásban papíron kérvényezheti az osztályvezetőtől, vagy az adott gyűjteményrész kurátorától, a kutatási célok és a kutatni kívánt dokumentumok pontos jelzetének egyértelmű megjelölésével. Egyes kézirat- és régi nyomatgyűjtemény részeink az online szabad hozzáférés biztosításáig csak az olvasótermi számítógépen digitalizált formában helyben hozzáférhetők. Ezzel kapcsolatban szíveskedjenek előzetesen érdeklődni munkatársainktól.
Szigorúan védett, különleges kéziratok kutatására csak előzetes egyeztetést és egy külön nyilatkozat kitöltését követően, speciális óvintézkedések mellett, munkatársaink jelenlétében, külön kutató szobában van mód.
Katalogizálatlan és feldolgozás alatt álló anyagok nem kutathatók.
Fénymásolatot és digitális másolatot a könyvtári szabályzatban megfogalmazott feltételek szerint, azaz nem kézikönyvtári, nem 1850 előtt kiadott, a szerzői jogok és a szellemi tulajdon védelmére vonatkozó mindenkori szabályok szigorú betartása mellett lehet rendelni, amennyiben az állományvédelmi szempontok ezt egyedi esetekben nem írják felül. Másolatkérés személyesen, helyben, vagy e-mailben lehetséges, a kért anyagok pedig készpénzes vagy kártyás fizetés után saját adathordozón, vagy elektronikusan elküldve vehetők át.
A kért anyagot a raktári elhelyezéstől függően kapja meg az olvasó. Amennyiben a dokumentum törökbálinti raktárunkban van, akkor a zárás előtt, akár személyesen, akár telefonon vagy — legszerencsésebb esetben — e-mailben kért könyv vagy folyóirat a következő nyitvatartási napon 10:00 órától áll rendelkezésre. Állományunk túlnyomó többsége ebbe a körbe esik, ezért célszerű az online katalógus alapján előre tájékozódni, illetve mindenképpen tanácsos a kéréseket a személyes látogatást megelőzően leadni. Az olvasótermi folyóiratokat azonnal, a belső raktárban lévő egyéb dokumentumokat kapacitástól függően rövid időn belül kapja meg az olvasó. Folyamatos használat esetén a kutatott anyagot félretesszük, nem szükséges minden egyes látogatás előtt újra kikérni az adott köteteket.
Könyvön vagy kéziraton írni, a kutatóteremben étkezni, a többi olvasót zavarni nem szabad. A táskákat és kabátokat az olvasóterem kijelölt részén, a bejárat melletti fogasokon kell elhelyezni. A Gyűjteménybe behozott könyveket az Olvasószolgálat munkatársainak be kell mutatni.
A rongálás restaurálási költségeit a rongáló köteles megtéríteni, egyúttal ki is zárja magát a könyvtár további használatának lehetőségéből. Ugyancsak kizárja magát a Keleti Gyűjtemény használati lehetőségéből az, aki az olvasóteremből a Gyűjteményhez tartozó anyagot engedély nélkül kísérel meg kivinni.
A kutató köteles bejelenteni, ha a Gyűjtemény anyagából publikálni szándékozik. A megjelent kiadványban a forrást a Gyűjtemény által megadott módon kell feltüntetni. Gyűjteményünk kezelésébe tartozó bármely dokumentum bármely részletének facsimile másolatban történő megjelentetése külön írásos kurátori és/vagy osztályvezetői engedélyhez kötött. Amennyiben ilyen szándéka, kérése merül fel, e-mailben vegye fel a kapcsolatot velünk! Az online REAL repozitórium bármely részén elérhető digitalizált másolatok semmilyen formában nem reprodukálhatók, helyettük a fenti esetekben megfelelő térítés ellenében az elérhető legnagyobb felbontású, nyomdai használatra alkalmas kép állományok kerülnek elküldésre.
